Hörmətli Palata üzvü,
Auditorlar Palatasına daxil olan müraciətlərin təhlili zamanı müəyyən edilmişdir ki, bəzi hallarda auditor təşkilatları və ya sərbəst auditorlar adından Palataya ünvanlanan rəsmi məktublar, ərizələr, müraciətlər, sorğular və digər yazışma sənədləri həmin şəxslərin adından çıxış etmək səlahiyyəti olmayan şəxslər tərəfindən imzalanaraq təqdim edilir.
Belə hallar sənədin müəllifinin, nümayəndəlik səlahiyyətinin, hüquqi məsuliyyət daşıyan şəxsin və müraciətin rəsmi statusunun müəyyən edilməsində qeyri-müəyyənlik yaradır, habelə sənəd dövriyyəsinin və kargüzarlıq prosesinin düzgün aparılmasına mane ola bilər.
Bununla əlaqədar, Palataya təqdim edilən rəsmi sənədlərin hüquqi etibarlılığının təmin olunması, sənəd dövriyyəsinin sistemli təşkili, kargüzarlığın aparılması haqqında qüvvədə olan Təlimatın və daxili sənəd dövriyyəsi qaydalarının tələblərinə riayət edilməsi məqsədilə aşağıdakı tələblərin nəzərə alınması və icrası zəruridir:
1. Auditorlar Palatasına təqdim edilən hər bir məktub, ərizə, müraciət, sorğu və bu kateqoriyadan olan digər rəsmi sənəd Azərbaycan Respublikası Auditorlar Palatasının sədrinə ünvanlanmalıdır.
2. Auditor təşkilatı adından təqdim edilən sənədlər həmin auditor təşkilatının rəhbəri və ya qanunvericiliyə uyğun qaydada səlahiyyət verilmiş şəxs tərəfindən rəsmi qaydada imzalanmalı və təşkilatın möhürü ilə təsdiq edilməlidir.
3. Sərbəst auditor tərəfindən təqdim edilən sənədlər həmin sərbəst auditor tərəfindən şəxsən imzalanmalı və Palata ilə aparılan rəsmi yazışmalarda istifadə edilən möhürlə təsdiq edilməlidir.
4. Palata üzvü adından nümayəndə vasitəsilə müraciət edildikdə, müraciətə nümayəndənin sənədi imzalamaq, təqdim etmək, cavab almaq və zərurət olduqda sənədləri qəbul etmək səlahiyyətlərini açıq şəkildə təsdiq edən etibarnamənin əsli əlavə edilməlidir.
5. Hüquqi şəxs adından verilən etibarnamə hüquqi şəxsin rəhbəri tərəfindən imzalanmalı və möhürlə təsdiq edilməli, sərbəst auditor və ya fiziki şəxs adından verilən etibarnamə isə notarial qaydada təsdiq edilmiş formada təqdim olunmalıdır.
6. Elektron poçt vasitəsilə aparılan yazışmalar zamanı ərizə, müraciət, məktub, sorğu və bu xarakterli digər rəsmi sənədlər qanunvericiliyin tələblərinə uyğun elektron imza ilə təsdiq edilməli və ya sənəd rəsmi qaydada imzalanıb möhürləndikdən sonra tam, oxunaqlı və bütöv şəkildə skan edilərək göndərilməlidir. Zərurət yarandıqda Palata skan edilmiş sənədin əslinin təqdim olunmasını tələb edə bilər.
7. Rəsmi yazışmaların hazırlanması, qeydiyyata alınması, göndərilməsi, saxlanılması və arxivləşdirilməsi zamanı kargüzarlığın aparılması haqqında qüvvədə olan Təlimatın tələblərinə riayət edilməli, sənədlərdə tarix, qeydiyyat nömrəsi, ünvanlanan tərəf, göndərən tərəf, sənədin predmeti, qoşmaların siyahısı, imza, möhür və əlaqələndirici şəxs barədə məlumatlar tam və düzgün göstərilməlidir.
Yuxarıda göstərilən tələblərə riayət edilmədən təqdim olunmuş müraciətlər üzrə sənədin müəllifini və ya nümayəndənin səlahiyyətini müəyyən etmək mümkün olmadıqda, çatışmazlıqların aradan qaldırılması üçün müraciət edən şəxsə məlumat verilə bilər. Həmin çatışmazlıqlar aradan qaldırılanadək müraciətin rəsmi icraata qəbul edilməsi və ya müraciət üzrə rəsmi cavablandırma prosedurunun başlanılması mümkün olmaya bilər.
Qeyd olunan tələblərə riayət olunması Palata üzvləri ilə rəsmi yazışmaların operativliyinin, sənədlərin hüquqi qüvvəsinin və kargüzarlıq intizamının təmin edilməsi baxımından zəruridir. Bu tələblərin aidiyyəti struktur bölmələrə, məsul əməkdaşlara və nümayəndələrə çatdırılması xahiş olunur.
